5 Tools, die ich in meinem Business nutze und Dir unbedingt empfehle

5 business tools

Heute möchte ich mit Dir die 5 Tools teilen, die für mich aus meinem Business nicht mehr wegzudenken sind, weil sie mir vieles sehr viel leichter machen.

Gleich vorweg: Diese Tools sind sehr oft kostenlos, allerdings nur in den Basisversionen, danach kosten sie Geld. Das ist natürlich gut investiert, denn sie sparen Dir Arbeit und sorgen auch teilweise dafür, dass Du rechtssicher unterwegs bist.

Ich hätte mich am Anfang meiner Selbstständigkeit mega über so einen Beitrag gefreut, weil ich erstens gar nicht wusste, welche Tools es überhaupt gibt und zweitens lange dachte, ich hätte gar keine Fixkosten, weil erstmal alles gratis war – das war dann natürlich nicht so gut.

Für Dich zur Info: Ich habe mit keiner der genannten Firmen eine Kooperation laufen. Alles, was ich Dir empfehle, beruht auf meiner eigenen Erfahrung und ist vollkommen unabhängig.

Mein top 5 Business Tools:

Facebook Creator Studio

Hier plane ich meine Social Media Posts ein. Das ist super einfach, weil ich Instagram und Facebook miteinander verknüpft habe und so nur einmal den Post einstellen muss und dann auf beiden Plattformen automatisiert veröffentlichen kann. Das Studio ist kostenlos und für Dich nutzbar, wenn Du eine Fanpage hast. Ich habe zum Beispiel Isabel aus meinem Team zum Admin für meine Fanpage gemacht und sie kann jetzt über das Creator Studio meine Posts für mich einstellen. Du findest es im Business Manager.

Active Campaign

Active Campaign ist mein Newslettertool. Gestartet habe ich damals mit Mailchimp, weil es kostenlos war. Allerdings war es super unpraktisch zu bedienen und es haben mir mit der Zeit wichtige Funktionen gefehlt, wie zum Beispiel das automatisierte Versenden einer E-Mail-Serie. Das nervt spätestens dann, wenn Du ein Freebie verschickst und danach noch weitere Begrüßungs-E-Mails versenden willst.

Also dachte ich mir irgendwann: „Wenn, dann mache ich es jetzt richtig“ und bin zu Active Campaign gewechselt. Das ist super leicht zu bedienen und hat viele nützliche, sehr übersichtlich dargestellte Funktionen.

Zum Beispiel kannst Du mehrere Listen für mehrere Freebies anlegen und Deine Abonnenten unterschiedliche Serien durchlaufen lassen.

Active Campaign lässt sich auch mit Zoom verbinden, sodass jeder, der sich zum Beispiel für Dein Webinar anmeldet, automatisch in Deiner Versandliste landet.

Bis zu 500 Kontakte kosten 9 USD im Monat, ab 1.000 Kontakten sind es 17 USD und ab 2.500 Kontakten sind es dann schon 39 USD. Achtung: Kurz bevor Du Dein Limit erreichst, schickt Dir Active Campaign eine Nachricht, dass Du upgraden sollst.

Prüfe vorher, ob es realistisch ist, dass Du innerhalb der nächsten Tage tatsächlich diese Grenze überschreitest. Das ist oft der Fall, wenn Du zum Beispiel gerade mithilfe von Ads Dein Webinar bewirbst und täglich mehrere Abonnenten dazukommen – dann lohnt sich natürlich das Upgrade, weil Du sonst Adressen verlierst.

Andernfalls kannst Du die Warnung auch stehen lassen und warten, bis Du wirklich am Limit bist.

Zoom und Calendly

Mit ihnen plane ich meine Mentorings und führe diese durch. Auf Calendly stelle ich alle meine freien Termine ein und meine Kundinnen können sich dort einen Termin aussuchen.

Besonders schick: Calendly lässt sich mit Zoom verbinden, sodass für die Buchung automatisch auch eine Sitzung erstellt und versendet wird.

Du musst also keinerlei Informationen an Deine Kunden geben, das übernimmt alles Calendly.

Einziger Haken: Dafür brauchst Du die Premium-Version, die jährlich 96 USD kostet – das ist aber zu verschmerzen finde ich, weil Du dafür wirklich überhaupt keine Arbeit mit Deinen Buchungen hast.

Wie schnell passiert es, dass Du vergisst, den Link zu verschicken und dann fragst Du Dich, wo Dein Coachee bleibt? Vor allem, wenn Du mehrere Kundinnen parallel laufen hast, die vielleicht auch mehrere Sitzungen buchen möchten.

Ich finde diese Investition lohnt sich absolut! Zoom ist in der Basisversion kostenlos, sobald Du Gruppencoachings mit mehr als drei Personen geben möchtest, kostet es 14 Euro im Monat. Für 1:1 Coachings brauchst Du also kein Upgrade!

Buchhaltungs-Tool

Du brauchst unbedingt ein Buchhaltungstool! Viele Coaches starten damit, ihren ersten Kunden einfach eine Word-Rechnung zuzusenden.

Achtung: Das ist nicht zulässig! Word- und Excel-Rechnungen entsprechen nicht den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung, da sie vom Empfänger veränderbar sind.

Wenn Du hier gerne sicher unterwegs sein möchtest, dann nutze zum Beispiel Lexoffice. Das ist im ersten Jahr für Gründer kostenlos, sehr einfach einzurichten und nimmt Dir wirklich viel Arbeit ab!

Der Clou hinter dem Gratis-Jahr ist natürlich, dass Du die Premium Version nutzen darfst und nach einem Jahr dermaßen abhängig davon bist, dass Du natürlich auch die Premium Version weiterbezahlst.

Sie enthält aber auch eine Einnahmen-Überschuss-Aufstellung und erleichtert Dir somit enorm die Vorsteueranmeldung, die Du monatlich oder quartalsweise beim Finanzamt abgeben musst, wenn Du auf Deinen Rechnungen MwSt. ausweist.

In der Basisversion kostet Lexoffice 8 Euro im Monat, das Premiumpaket 17 Euro.

Projektmanagement-Tool

Mein Lieblingstool für meine Planung, vor allem aber auch gemeinsam mit meinem Team, ist Asana!

Das Projektmanagement-Tool ist ebenfalls erstmal kostenlos und bis jetzt habe ich noch kein Upgrade gebraucht. Ich nutze es zum Beispiel für meinen Social Media Kalender und den Podcast.

Jede Woche gibt es dort eine Aufgabe für mich, die heißt „Podcastfolge aufnehmen und an VA schicken“ und meine VA hat eine Aufgabe, die heißt „Podcast schneiden und online stellen“.

Wenn Sie das gemacht hat, klickt sie auf „erledigt“ und ich weiß, dass alles läuft.

Gleiches mache ich mit den Posts für Facebook und Instagram. Ich schreibe alles vor, erstelle die Grafiken, lade es in Asana hoch und meine VA plant im Creator Studio alles ein.

So funktioniert’s: Du erstellst ein Projekt, zum Beispiel „Content Planung“. Dieses enthält dann Aufgaben, die Du definierst und wo Du Dein Team als Verantwortliche oder Beteiligte eintragen kannst.

Die erhalten dann eine Nachricht, dass eine neue Aufgabe eingegangen ist und können diese bearbeiten. In einer Aufgabe kannst Du auch Anlagen hochladen und die Deadline festlegen.

Außerdem kannst Du Dich über die Kommentarfunktion mit den Beteiligten der Aufgabe austauschen.

Mit meiner Webdesignerin mache ich das übrigens genauso. Sie brauche ich ja nicht dauerhaft, aber wenn ich ihre Hilfe beanspruche, stelle ich ihr einfach eine Aufgabe in Asana ein, lege die Deadline fest, sie bearbeitet die Aufgabe, klickt auf erledigt und fertig.

Kein nerviger E-Mail-Verkehr – alles an einem Ort. Ordentlich und strukturiert, ich liebe das!

Das waren meine fünf Tools, ohne die ich nicht mehr sein möchte. Ich hoffe, ich konnte Dir damit ein paar Tipps geben und Dich vor viel zu viel Arbeit bewahren!

Natürlich entstehen damit auch Kosten aber es sind immer noch so viel weniger, als wenn Du dafür einen Dienstleister, zum Beispiel monatlich einen Steuerberater bezahlen müsstest.

Sei Dir darüber einfach bewusst, dass Du früher oder später Kosten hast, kalkuliere sie in Deine Preise ein und freu Dich darüber, dass Du heutzutage so vieles einfacher, weil automatisiert, haben kannst!

Ich freue mich, wenn Du unter dem Post heute auf Facebook und Instagram Dein Lieblingstool mit uns teilst und uns erzählst, welche Arbeit es Dir abnimmt und warum Du es so liebst.

In den nächsten Wochen geht es hier weiter mit Gründer-Interviews, Podcast-Coachings und Solofolgen von mir – ich hoffe, Du kannst ganz viel davon, was Du dort lernst, in Dein Business integrieren und wünsche Dir dabei ganz viel Spaß!

Wenn Du gerne mit mir arbeiten möchtest, dann gibt es drei Möglichkeiten: 1:1 Mentoring, Social Media Einsteiger Onlinekurs oder den Crashkurs vom Offline- zum Online-Coach.

Alle drei findest Du auf meiner Website und kannst Dich dort auf die Warteliste eintragen. Sobald ich wieder zurück bin, wirst Du als erstes informiert, wenn Du Dich wieder anmelden kannst.

Ich freue mich auf dich! Bis bald!

Lass mir gerne unter dem Post auf Facebook und Instagram Deine Meinung dazu da und sag mir, ob ich Dir helfen konnte.

Alles Liebe, Deine Bellinda

Diesen Blogbeitrag gibt’s auch als Podcastfolge auf Spotify und iTunes. Ganz neu findest du mich auch auf YouTube. Ich freue mich, wenn Du mir dort eine Bewertung hinterlässt ♥

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